こんにちは、ENGかぴです。
メールを使うときCCとBCCを意識していますか。管理職にもなるとメールの数は多くなりがちです。メールは便利であるためにメールの確認が増えるほど集中力の妨げになったりして仕事が進まなくなることがあります。メールの宛先の使い分けと生産性を低下させるメールの例について記事にしました。メールの宛先指定の使い分けの基本
メールを送るとき宛先について意識していますか？メールを送るときには用途によってTO・CC・BCCを使い分ける必要があります。
TO：宛先
主に処理してほしい相手になります。
CC：カーボンコピー
関係者として参考に送る際に使います。
BCC：ブラインドカーボンコピー
関係者として参考に送りますが、BCCに指定されている場合、相手の情報が表示されません。競合する取引相手同士を隠しておきたい場合などに使います。
入社して、ビジネスマナーとして教わることが多いと思いますが、意外にも徹底されていないことがあります。
大量のメールが配信されているということは、受信者はメールの確認をするための時間をとられるということになります。メールは便利ですが、使い方によっては生産性を低下させる要因になってしまいます。
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生産性を低下させるメールの例
メールは便利で簡単に送信できるため、関係者らしい人に対してもとりあえずTOやCCに入れておこうと考えてしまいやすい側面があります。
受信者はCCでメールが来ていたとしても一度はメールを開いて内容を確認し、自分に関係あるのかを判断します。
管理職以上になると、メールの量が一般社員よりも多くなる傾向があることからメールの確認だけでも業務の負担増になってしまいます。
生産性を低下させるメールの例を上げます。
- TOが多く受信者たちが人任せになってしまう
- CCにたくさんの人が指定されている
- 役職を飛び越えてCCを指定する
- タイトルが内容とマッチしていない
当職場はこのようなメールを送ってくる人がいます。ビジネスマナーが身についていない若手社員ならまだ改善の余地がありますが、役職者がマナーを疑いたくなるようなメールを送ってくる場合、残念ながらどうしようもありません。
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TOが多く受信者たちが人任せになってしまう
TOが多すぎると人間の心理として、「誰かが回答してくれるだろう」と考えてしまい、他の人に任せてしまうケースが出てしまいます。
内容が込み入っており限られた社員によってしか対応できない場合は対象者が対応することが多いと考えられますが、誰でも回答できそうな件名だった場合人任せになってしまいます。
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CCがたくさんの人が指定されている
下の例では、社員D・社員E・社員Fは社員Aの部下であるとします。社員G・社員H・社員Fは社員Bの部下とします。社員J・社員K・社員Lが社員Cの部下とします。
部署がまたがっていた場合、関係者だと思っていたとしても実際は該当部署の上司がメンバーを選出していることがあります。
日時においては会議の開始時刻は記載されていますが、終了時刻が記載されていません。終了時刻を決めることでメリハリの利いた会議になります。
毎週のようにこのような情報共有と言いながらも何を決定したいのかが明確でない会議の案内状が来るため無駄会議の案内状として未読のまま削除しています。
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役職を越えてCCを指定する
このケースは、内容が悪くはないのですが印象はよいとは言えません。お客様に交渉するようなことであれば必要に応じ部長までCCを入れることは分からなくはありません。
部門長への報告は、部長もしくは課長が必要に応じでするわけですから一般社員が役職を越えて報告する必要はないと考えます。
当職場において、これを平気でやってくる社員がいることには驚いております。送信者は仕事をしているアピールなのかもしれませんが、印象はよくないです。
タイトルと内容がマッチしていない
他部門からの作業応援のメールのタイトルが全く関係のない件名になっておりメールを開いて確認するまで分かりません。
件名の意味が分からず、経緯を調べてみると最初は他部門の担当者が上司に有給休暇を申請していたものでした。それがいつの間にか不具合対応のお願いに繋がっており転送して送られてきてたのです。
これについては、論外であると言わざるを得ません。
宛先を絞って戦略的にメールを活用する
TOとCCとBCCは用途によって使い分けることで仕事の効率を上げることができます。CCを多用しないメリットとして戦略的にやっていることを例をあげて示してみます。
戦略というよりも、途中経過を毎回報告する必要がないという考えに近いかもしれません。
プロジェクト（製品開発）がスタートしそうだと分かったとき前もってできることがあります。
- 使用する部品についての問い合わせ
- 概算の見積もり
これらの作業を依頼するときに商談できれば前もって話しておきメールでお願いするときについては以下の点をポイントとして行っています。
TOに取引先を指定する以外は誰にも送信しないようする。
この方法は、個人で担当している物件に限定するとよいと思います。複数人で対応する場合は、必要に応じてCCを使うとよいでしょう。上司が、常に情報を共有化しろとうるさい場合は使えません。
プロジェクトの概算見積もりを算出するようになった時、
プロジェクトの予算は決まった？
見積もりを取って結果は、1000万円です
見積もりを取引先から回答をいただいてなかったとしても、
現在、見積もり中です。フォローしておきます!
回答した後で取引先に回答を求めるフォローをしておけばよいのです。
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最後まで、読んでいただきありがとうございました。
