フリーアドレスを採用するメリットとデメリットや運用方法を考える

ノウハウ(体験談)

こんにちは、ENGかぴです。

最近フリーアドレスを採用するかについて議論する機会がありました。フリーアドレスを採用することについて、エンジニアの観点からフリーアドレスを採用するメリット/デメリットについて記事にしました。

フリーアドレスのメリットとデメリット

フリーとは自由であり、アドレスとは居場所ということで自由に作業場所を選択できる職場ということになります。フリーアドレスを採用する企業が増えてきており、モダンな感じがして働きやすい環境になると期待する部分もあると思います。

自由に作業場所を選択できることから気が合う者同士で固まって作業したり、苦手な同僚を避けたりと自由度が増すと思います。これまでの職場環境は固定デスクで部署間が仕切られており部署間の交流はほとんどなかったように思います。

フリーアドレスのメリット:

  • 作業スペースが自由になる
  • 部署間の交流が盛んになる
  • コミュニケーションがとりやすくなる
  • 省スペースになる
  • 優秀な人の隣に座ることができる

フリーアドレスのデメリット:

  • 作業スペースが自由と言いながら結局お気に入りの場所に行く
  • コミュニケーションがとりやすいことで邪魔が入る
  • 作業スペースの選択に疲れてしまう
  • 部下や上司がどこにいるかわからなくなる
  • 感染症に弱い

新型肺炎によって気づいた点ですが、フリーに座席を変更できるため感染者が移動していた場合感染症が広がりやすいという欠点があるかもしれません。

自由に作業スペースが選択できるのが最大のメリットです。一方で、結局お気に入りの場所に座ることにもなるから自由と言いながらも固定みたいになってしまうというデメリットにもなっています。

メリットとして一番大きいと思うのが席が自由になるので優秀だと思う人の隣で仕事をすることができることです。隣に座っている人によって作業効率の影響を受けるからです。優秀な人が座っていれば、その人に合わせて仕事をするようになり仕事の効率が上がるというデータもあるようです。

メリットになっている部分が、デメリットともいえるというところが面白いところでもあります。

フリーアドレスの運用方法について

フリーアドレスの運用の仕方については2通りのパターンがあります。

  • すべての座席を完全にフリーにする(フリーアドレス)
  • 座席は完全フリーとするがグループ単位でフリーとする(グループアドレス)

すべての座席を完全にフリーにする(フリーアドレス)

フリーアドレスの運用

イラストのように配置された座席をすべてフリーになります。フリーアドレスは個人のつながりによるシナジー効果が期待できます。

固定デスクでは隣同士にならない社員と雑談することもあり個人の交流が盛んになります。一方で、管理職にとってはグループ員がどこにいるのかが分かりにくくなるため管理の面でSNSを使用したり個人用の携帯(モチロン会社支給)で仕事の指示をする必要があります。

個人で仕事が回せるのであれば、完全にフリーな環境で仕事をすることによる恩恵は大きいと思います。

運用の難しさの一つに職場になれていない労働者(新入社員)においての管理が難しくなってしまうことがあります。職場になれていない状況で自由に仕事しても良いと言われても困惑してしまうでしょう。

職場になれていない社員にOJTということで指導者をつけてもいいと思いますが、毎日同じ指導者のもと仕事を覚えさせるのか定期的に担当を変えて指導するかなどルールが必要になります。

職場になれていない社員は、可能な限りグループ員全員と交流ができるように固定された場所で教育を行う方がよいのではと思います。

座席は完全フリーとするがグループ単位でフリーとする(グループアドレス)

グループアドレスの運用

座席自体はフリーアドレスと同じ状態ですが、座席についてはグループ単位で決める方法があります。イラストのようにグループ員が固まって自由に座るという発想です。

メリットはグループ員が固まって好きな場所で仕事ができるため近くに座る他のグループとの交流ができるようになります。

固定デスクでは配置の関係上かかわりが薄かったグループと隣り合わせになることもあるので新しいシナジーが生まれることが期待できます。グループ間の交流に重きを置いた考え方になります。自由度で言えば完全フリーよりも自由というわけではありませんが、グループアドレスはフリーアドレスと固定デスクの中間の運用になります。

運用としては、毎日グループ単位で移動となるとルール決めが面倒になりやすいため1週間に1度もしくは1か月に一度など期限を決めておいて運用するとよいと思います。

エンジニアには合わないかもしれない理由

フリーアドレスはコミュニケーションが取りやすいことは素晴らしいことであると思います。しかし、エンジニアは可能な限り開発に専念するために集中して作業したいこともあります。

コミュニケーションの取りやすさから、話しかけられたりして作業が止まってしまって作業性が著しく低下することは避けたいのです。

集中できる環境が失われてしまう可能性という意味ではデメリットであると思いますが、一方でコミュニケーションが盛んになることで「これは!、おもしろい発想だ」と言いたくなるようなひらめきを与えてもらえる可能性もあります。

面白い発想は、必死に集中して考えたあとの休憩中の雑談から生まれることがあるからです。

それでも、おしゃべりな同僚につかまって業務の効率が下がる可能性を考えると集中して作業ができる場所をフリーアドレス環境下で設置できるかが重要だと思います。

選択することを少なくしたほうが良いこともある

人間は、朝起きてから寝るまでの間に多くの選択をしなければなりません。「今日は何の服を着よう・昼に何食べよう・夕飯のメニューはどうしよう」などです。

エンジニアの仕事中であれば、書類をどうまとめようかプログラムをどのようにコーディングしていくかなど、たくさんの選択をしています。

選択することが多いほど脳は疲労感を感じてしまいます。余計な選択による脳の疲労感をなくすことが業務効率の向上に繋がります。

フリーアドレスを採用するということは、会社についたとき仕事をする前にどこに座るかの選択が発生します。

職場になれていない社員にとってはどこに座るべきか迷うことがあると思います。デスクが固定されていると無意識に自分のデスクに着席することになるのでどこに座るかの選択に疲れることはなくなります。

完全フリーだとグループ員がどこにいるか分からなくなることでグループ員同士のつながりが薄くなってしまう可能性があるので運用のルールを明確に定めておく必要があるでしょう。

実際、職場環境についての話し合いにおいては賛否が割れています。人間の大きな変化を好まない性質もあって、固定デスクのままのほうが楽だからいいと思っているだけかもしません。それでも一度はフリーアドレスを体験してみたいと思うのです。

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最後まで、読んでいただきありがとうございました。

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