プレゼンテーション資料はアウトラインと4つのポイントを押さえよう

ノウハウ(体験談)

こんにちは、ENGかぴです。

プレゼンテーションに苦手意識を持つ人が多いと思います。毎年仕事で開発製品の成果発表することによってプレゼンテーションのスキルを身につけることが出来ました。

プレゼンは準備も大変ですし緊張するから嫌ですね。何かコツはありませんか?

ほぼ毎年プレゼンしてますが緊張しますよ。資料作成は使いまわしできるからそこまで気にしていないです。

プレゼンテーションに苦手意識がある方に向けてアウトラインと4つのポイントを押さえて資料を作成する方法を記事にしました。設計開発者が開発成果について成果をアピールすることが目的となります。

プレゼンテーション資料の4つのポイント

プレゼン資料はアウトライン(目次)を明確にし、4つのポイントを押さえると分かりやすくなります。

  1. 開発の目的と数値
  2. 製品説明とお客様の声
  3. 苦労した点
  4. 今後の展開

最初に発表の流れを説明してもよいと思いますが、そこに時間をかけても意味はないと考えています。アウトライン(目次/概要)を押さえておく程度でいいと思います。

プレゼン資料はあくまでも視覚的に伝えたほうが良いので資料に文字を入れすぎない(目安としては200文字程度)ようにし、資料に書いてある文字を読むだけのプレゼンにならないようすることがポイントです。

共通事項

共通事項として考えておきたい2点があります。

  • スライゴとのテーマを考えて結論を添える
  • スライドにページ番号を入れる

プレゼン資料を作る際にスライドごとのテーマを考えることが重要です。スライドの上部にテーマをいれますがテーマの下側にフォントサイズ変えて結論を添えておくことが有効です。

聞き手に何が言いたいのかを視覚的に与えた状態で説明することができるため発表者も余裕を持った説明ができるようになります。

忘れがちですがスライドにページ番号を入れると質疑応答の際にページを指定して質問される可能性が高くなるためスムーズな受け答えができるようになります。

質問者がどのスライドについて問われているのかを考えながらスライドを探すこともストレスとなります。少しでも緊張状態を減らすことが対策となります。

開発の目的と数値

最初に「なぜ開発を行ったのか」について経緯を説明する必要があります。

いきなり製品を説明してもWHY(なぜ?)がなければ何が目的かわからないまま説明を聞くことになります。

例)旧製品からの置き換えの場合
「〇〇のお客様から以前より要望があり、旧製品の老朽化もあって 新機能を備えた〇〇製品が必要となった。」「旧製品は数百か所あり開発製品が採用される見込みが高く〇〇台の売り上げを見込めることから開発コストの回収ができると判断した。」

開発の目的と開発コストの回収も含めて最初に説明しておくと良いと思います。会社の幹部は技術的な内容よりもどちらかというと数値と金額に関して意識が向いていることが多いのでコスト面の結論を先に述べておくとあとの説明が楽になると思います。

製品説明とお客様の声

実際に製品が売り上げたもしくは納入した時のお客様の感想を聞いておきプレゼンするのも効果的だと思います。以下の例では通信方式を変更したことによって手続きにかかる時間が短くなったことを前提とします。

例)通信方式を変更した場合

「開発製品は通信方式を変更したことにより旧製品よりも手続きが早くなっている。」

お客様A:「手続きが早く終わっていいですね。」
お客様B:「今まで3分かかっていたからスマホをいじってたけどゆっくりできないね。」

以下はイラストを使った場合

お客様A
お客様A

手続きが早く終わっていいですね

お客様B
お客様B

今まで3分かかっていたからスマホをいじってたけどゆっくりできないね。

こんな感じでお客様の声をプレゼンに含めることで製品の特長を表現しつつ開発製品のメリットを説明することができます。

お客様A、お客様Bはイラストを使って吹き出し風にして視覚的にアピールすると良いと思います。

苦労した点

開発製品の技術的説明を簡単にした最後に苦労した点を入れると開発者のユニークさが表現できてよいと思います。

要求があったから開発したというだけでなくコストダウンの観点から苦労した点を述べるといいと思います。

例)筐体の構造を変更した
「組み立て工数を減らすためねじ固定の箇所を減らす筐体を検討した。」「ねじ固定箇所を減らしながらも強度が低下しない方法に試行錯誤した。」「構造の変更により工数が〇時間分削減でき、製作金額も¥〇〇〇コストダウンした。」

技術的な説明でアピールした後にコストダウンのために試行錯誤したことを簡単に説明することで 原価意識をもって開発に臨んだ姿勢をアピールすることができます。

DMM英会話-無料体験レッスンはこちら

今後の展開

最初の開発の目的で説明したことを復習する形で今後の売り上げと営業戦略を説明するとよいと思います。設計者としての観点から開発コストの回収を中心に説明しなおすとよいと思います。

本来なら今後の展開は営業戦略なので営業が説明してほしいのですが、設計者としても戦略を考えてますというアピールとなります。

プレゼン資料に記載したことについて全部を説明する必要はないと思います。自分が伝えたいことのみを説明して残りは時間調整に使う程度でよいと思います。

人前で発表するのがつらい→練習して開き直ろう

設計者は職人気質な人になればなるほど人前で発表することが苦手(私も苦手です)であることが多いと思います。

発表の1週間前から出社して就業前に1回練習、昼休み後に1回練習定時時間前の15分間で練習するようにしています。

もう練習したくない。」と思うようになるまでやるようにしています。十分に練習したとしても つらいと感じるのは

  • 発表がうまくいくか不安で超緊張する
  • 質疑応答でこたえられるか

これらが主な原因だと思います。

発表がうまくいくか不安で超緊張する

人前で発表すると緊張するのは誰でも同じだと思います。初めて発表した時は、前日から緊張して食欲がなくなるくらいでした。

今では、食欲は低下することはなくなりました。繰り返し経験をするによって最初の頃よりかは緊張が和らいでいるという感覚です。

それでも緊張するときがあり、呼吸方法に気を付けてます。私の場合は、

2秒息を吸って5秒間で吐き出す

というリズムで呼吸をすることを意識しています。

人間は息をするときに興奮状態になり息を吐きだすときに緊張緩和するという特性のもと息を吸う時間を短くして吐き出す時間を長くしたものです。

緊張しているので呼吸が浅くなりやすく脈も上がりやすくなるため、あまりゆっくりと呼吸をすると逆に息が詰まりそうになります。苦しくならないように注意が必要です。

不安になること自体は悪いことではありません!

体がしっかり勝負のために準備しようとして心拍数上げているのです。不安になりすぎてパニックにならないために十分に練習して準備をしたらよいのです。

緊張して心拍数が上がってたらパニックに陥らない程度に緊張緩和しながらも、「戦う準備ができた!」と開き直って挑みましょう。

質疑応答でこたえられるか

質疑応答は、発表すると必ず乗り越えなければならないことです。質疑応答の対策のため頑張って回答を用意していても全く関係のないことが質問されたりします。質問されて答えきれない場合、次のように答えてます。

ご指摘の点について不勉強で申し訳ございません。今後、〇〇の件についても意識していきたいと思います

一生懸命に答えようとして全く関係のないことをダラダラ説明するくらいなら開き直って上のように答えたほうが良いと思います。

一番やってはいけないと思っているのはアタフタすることです。アタフタすると自信がないように見えてしまいます。

質疑応答の対策でプレゼン資料をあえて説明を省略しておき質問を誘導するような資料にしていることもあります。しかし、ほとんどの場合誘導できずに不発に終わってしまいます。

十分な練習と準備をしてもわからないことはあります。完璧にこなすことは不可能だと開き直って乗り切ろうと割り切ることで精神的に楽になると思います。

プレゼンテーションの意味

プレゼンテーション(以下プレゼンとします)と聞けばワードやエクセルやパワーポイントで資料をまとめて発表するイメージがあると思います。

一般的にプレゼンとは、発案した企画を説明するために主に視覚的にデータを提示することによって相手にわかりやすく説明することです。

プレゼンには社内用と外部用(お客様用)がありますが、今回は社内用についての内容となります。開発成果を情報伝達するという意味では相手に対して分かりやすく説明することは同じですが、開発製品に取り入れた技術的内容を盛り込む必要があります。

新しく採用した技術(生み出した技術)をアピールして社内において保有する技術の幅が広がったことの説明と次の製品開発にどのように生かしていくか開発製品の売り込みにどのように繋げていくかを説明する必要があります。

緊張感が高まってしまうのが会社の幹部が参加していることです。社長を含めてトップが勢ぞろいする中での発表になります。

質疑応答の時には、「この技術は何の意味があるの?」「この製品はリスクが高いんじゃないの?」「リレー接点は2重化してるの?」などなど専門的なことから、設計者の意欲を低下させるような質問などさまざまな質問に答える必要があります。

それでも、開発成果発表会のメンバーになっているということは開発して成果を出しているということなので絶好のアピールタイムとも言えます。

まとめ:4つのポイントで説明して練習して開き直ろう!

プレゼン資料はアウトラインを明確にし、4つのポイントを押さえると分かりやすくなります。

  1. 開発の目的と数値
  2. 製品説明とお客様の声
  3. 苦労した点
  4. 今後の展開

1はなぜ開発する必要があったのかを説明し、2では製品の特長をお客様の声を交えて説明するとよいと思います。3では苦労した点を挙げながらもコストダウンできたことなどをアピールするとよいでしょう。4では設計者も原価意識をもっていることをアピールするとよいでしょう。

私は毎年設計開発者として開発成果のプレゼンをしていますが緊張しています。緊張することは決して悪いことではありません。緊張するということは戦う準備をしているということでもあるので「もう練習したくない」と思えるくらい練習したらよいのです。

十分な練習と準備をしてもわからないことはあります。完璧にこなすことは不可能だと開き直って乗り切ろうと割り切ることで精神的に楽になると思います。

TECH::CAMPプログラミング教養【無料体験会】

最後まで、読んでいただきありがとうございました。

タイトルとURLをコピーしました