生産性が上がらない会社の5つの特徴と無駄なルールをなくす提案の例

こんにちは、ENGかぴです。

仕事をしていると無駄だと感じながらもルールだからと仕方なくやっている作業があると思います。生産性を上げると言いながら逆に生産性が上がらない理由を作っていることも多くみられます。今回は一つでも当てはまるとヤバい生産性が上がらない会社の5つの特徴について記事にしました。

生産性が上がらない会社の5つの特徴
生産性が上がらない仕事を減らそう
無駄なルールを減らすための提案

生産性が上がらない会社の5つの特徴

生産性を上げないと生き残ることができないと年始の挨拶で毎年のように語っている会社の経営者が多いと思います。生産性を上げると言いながらも生産性が上がらない理由を作っていることに気づいていないケースもあります。

生産性が上がらない会社の5つの特徴

進捗会議が多い
会議の参加者が多い
無駄なメールが多い
部署間のやり取りの書類が多い
無駄な朝礼

これらに多く当てはまっているほど生産性が低くなります。

当職場はこれ等のすべてに当てはまっているため可能な限りなくしていこうと提案しています。

進捗会議が多い

毎週のように部長会ということで就業前に管理職がいないことがあります。何をやっているのかを聞くと開発の進捗について打ち合わせをしているということでした。

開発担当をしている立場からすると、節目で報告を上げており問題になるようなことはなくても打ち合わせをしています。3か月に1度はクオーターの節目ということで会社の幹部（社長など）も進捗会議に参加しています。

3か月（一か月）に一度進捗を確認するだけで十分と感じますし、必要以上に進捗をフォローするということは部下を信用していないといっているのに等しいことです。

会議の参加者が多い

進捗会議も含まれますが、参加者が部長・課長・担当者になっています。管理職以上が会社の幹部に説明したらよいと思うのですが、なぜか担当者まで含めて報告を依頼されています。

開発担当者は課長に進捗について報告しているため幹部が参加するような会議には出席する必要はないと考えます。

会議に参加したメンバーの時間が等しく奪われることになり無駄であることに気づかないようでは生産性が上がらるわけはありません。

無駄なメールが多い

不要なメールが多いのも特徴です。宛先の区別がなく一度に大量の宛先に送られておりCCに関係者と思われる人に一斉送信されています。

内容を確認すると関係のないメールであることが多く確認するだけで時間を無駄にしてしまいます。

メールのCCとBCCの使い分けと生産性を低下させるメールの例4選

生産性を下げる悪いメールの例については上記記事を参照ください。

部署間の書類のやり取りが多い

同じ会社の中で仕様書という名の不要な紙が行きかっています。電子化しようと取り組んでいます。

しかし、いまだにFAXを使っていたり各部署への伝達を仕様書という形で回さなければならないルールが定められており時代に逆行している部分もあります。

製作図面などはペーパーレスにすると見にくい部分もあり電子データだけの配布は検討の余地はありますが、電子化できる書類はたくさんあると感じています。

前例のないことに対して通知するために必要なことはありますが、前例のある物件についても毎回同じ指示書を出すことは無駄な作業だといえます。

指示の書類がないからと書類の発行元に責任を押し付け判断ができないような社員はAIにとって代わられるかリストラのあらしに巻き込まれることでしょう。

無駄な朝礼

毎日朝礼で進捗を報告するような時間をとってないでしょうか。はっきり言うとこれも無駄だといえます。担当者にとってはすべきことを明確にしておくことは大切なことですが、朝礼が長くなってしまいます。

管理職が日ごとから部下の様子をうかがっておくことで朝礼をする必要はありませんし、朝礼をするにしても業務連絡のみで十分だと思います。

朝礼で進捗を確認させることを目的としたのは、納期に関して管理があまいという幹部の意見からでありグループ員が協力してお互いにやっていることを把握させるためでした。

ルールの意味を考えずに朝礼で予定を言うことだけが残ってしまい毎日一人一人が今日の予定を言っているのを見ていると何のためにやっているのかのポイントがずれていると感じます。

生産性が上がらない仕事を減らそう

生産性が上がらない仕事を減らすためにできることは立場によって異なりますが、管理職であってもなくてもできることはあると思います。私は開発担当者のリーダーや他部署と仕事をすることが多い立場です。生産性を上げるためにやっていることは主に3つあります。

メールの宛先がCCになっている会議の案内は無視
メールの確認を一日3回までにする
進捗会議での報告を部長（課長）に預ける

メールの確認を頻繁にしていると確認するごとに集中が切れてしまいます。メールの処理をするとなるとマルチタスクになってしまい集中できない環境を作ってしまうことになってしまいます。

メールは、朝一で確認（しないこともある）、昼休み後、15：00に限定して確認しています。会議をしていると仕事をしている気になる人がいますが、仕事が進んでいるわけではありません。

会議は本当に必要と感じるものだけ参加するようにしています。参加を迷う場合は上司に相談して可能な限りでないようにしています。

進捗会議についても同様で必要な項目をまとめたうえで上司の同意のうえで要点を伝えて会議に出ないようにしています。

無駄なルールを減らすための提案

生産性の低い会社はおそらく大企業や創立から長年にわたって生き残ってきた企業であると感じます。今までやってきたルールが正しいと思いこんでいることもあり、仕事をやり方を変えようとしません。

ルールが無駄であることを直接伝えてもおそらくなくすことができないと思います。人間は現状やっていることを続けることが楽だと感じる性質がありルールを変えようとするとストレスを感じることがあるからです。

ルールを変えようと提案するときには、現状のルールを肯定した後に改善点を説明すると意外に通るものです。

「無駄だから止めましょう」と理論武装して理由を言ってもルールを守ることを続けてきた人にとっては否定された気持ちが優位になり否定的な回答が多くなってしまいます。

朝礼を1週間に1回にしたときの提案の例

進捗を毎日報告することや予定を明確にすることはいいことだと思います。

グループ員の皆さんは日ごろから進捗に関して30分の週一回のグループ会議で報告しあって情報共有もできていますし、週の初めだけでも十分ではないでしょうか。

確かにその通りですね。週一回にしましょう。

本当は、朝礼の報告はいらないと言いたかったのですが、毎日の予定の報告がなくなっただけでも5分間仕事の時間が増えることになりました。無駄な時間を以下に削減するかが生産性を上げるコツであると思うのです。

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最後まで、読んでいただきありがとうございました。