こんにちは、ENGかぴです。
社内改善提案制度がある会社が多いと思います。しかし、その制度をうまく運用できている会社は少なくノルマ化してしまっているケースもあります。改善提案制度の目的とノルマ化の弊害について記事にしたいと思います。
ノルマを課すことによる弊害
社会情勢にかかわらず利益を出すためには企業としては原価を下げて対応せざるを得ず企業努力が必要になってきます。
企業努力の一環として改善提案制度があるわけですが、この制度をうまく活用できている企業はそう多くはないと感じます。
改善提案制度をうまく運用することは職場の活性化にもつながり利益にもつながるので良いことだと思います。しかし、一方で改革改善を推進したいということで改善提案をノルマにしている企業もあります。
改善提案のノルマ化を課すだけでは改善提案の数が増えないという安易な理由からペナルティを課す決定をしたと考えられます。しかし、その弊害は大きいと考えています。弊害として考えられる点は3つあります。
- 改善提案の質が低下する
- 上司との関係が悪化する
- 改善提案制度が運用できなくなる
改善提案の質が低下する
改善提案は、業務に精通したとしてもそう簡単に思いつくものではありません。特に、業務の効率化を日頃から考えて提案してきた人にとってはネタが枯渇しやすくなります。
書類のフォーマットを変更したというような内容の薄い提案が量産されている結果になっています。
従業員が積極的に改善提案を出したくなるような環境であればノルマを課さなくても改善提案は増えると思います。効果が大きく出るような改善に対しては一時金を増やすな加点による管理が理想だと言えます。
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上司との関係が悪化する
部門ごとに最低限のノルマを課すのは問題ないと思います。しかし、ノルマが未達であった場合にペナルティを与えるとなると問題があります。
部長や課長は自分の部下が改善提案が出せなかった場合、責任を取ってペナルティを受けることになってしまいます。
改善提案がでないからと評価に影響するようなことをほのめかしていることはパワハラに繋がる可能性もあると考えられることから望ましいことではありません。
パワハラ防止法の制定の背景と事業主（会社側）に求められること
部下としても改善提案を出してくださいと毎回のようにフォローされることになり改善提案を提出することが仕事の最優先事項になってしまいます。改善提案が仕事の最優先事項になってしまうようでは無駄であると言わざるを得ません。
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改善提案制度が運用できなくなる
改善提案を繰り返しやっつけ仕事でこなしていたとしても、質が低下するばかりで最終的には枯渇してしまいます。枯渇してしまった時、2通りの考えに行きつくことが考えられます。
- なんとかして提案のノルマを達成しよう
- もう提出しなくてもいいかな
このようにして、改善提案制度自体が機能不全となってしまい改善の文化が会社の中からなくなっていきます。
会社と従業員の信頼関係が安易なノルマとペナルティによって失われ、気づいたときには会社が傾いてしまった。そのような会社が増えないとよいのですが・・。
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改善提案のネタ探しについて
改善提案は、業務に精通した人であっても日々の業務の中で改善点を発見することは簡単ではありません。
業務に精通し意識が高い従業員は、もともと仕事の質が高く日々改善点を考えながら作業をしているからです。
例えば、書類Aを作成するという業務があったとします。書類Aは時代の進歩によりあまり重要でない書類になっていたとしても作成することが当たり前になっていた場合、意識せずとも書類作成業務をルーティンワークとしてやってしまいます。
新入社員に業務を教えていく際に、「質問を受けて必要なのか？」と疑問に思うこともよくあります。新入社員から業務内容の説明をお願いされた時は、改善提案のネタ探しにとってはチャンスだと言えます。
業務に精通していない新入社員（第3者）から見たとき疑問に感じるような業務内容であれば見直すチャンスだといえるのです。
改善提案の例（ネタに困っている方へ・・）
「改善提案」関係の検索で当記事を発見されたあなたは改善提案のノルマに疑問を持たれているかネタがなくて困っていると思います。ネタのヒントになればと思いこれまで苦心しながら生み出してきた提案の例を示したいと思います。
- エクセルマクロでフォーマットを作成する
- 作業の手順書を作成する
- デバッグ品を製作して工数削減
- 製品のデバッグ用のソフトを作成
- 部品を変更してコストダウン
エクセルマクロでフォーマットを作成する
エクセルマクロ（VBA)でフォーマットを自動化するのは提案としては有効なケースが多いと思います。数年前に工程表をマクロで作成するエクセルファイルを作りました。業務上でエクセル管理しているものをマクロ化して提案してみてはいかがでしょうか。
作業の手順書を作成する
作業手順をまとめていくという単純な作業ですが、提案のネタとしては有効です。新システムを導入したときなど操作方法が周知徹底されていないときに使い方をメモ程度に画像とともに保存しておき、文書としてまとめて提案の完成です。
最近会社のPCがWindows10になったためPCの移行作業でインストールしなおしましたが手順をまとめたものを提案にしました。例としてはVsCodeのインストール方法をまとめました。
下記記事のように画像と少しのコメントを入れて文書化すると認められやすくなるかもしれません。
営業用のアピール資料を作成した場合も提案になります。設計職であれば営業から要求があった場合に作成した資料は営業拡販用の資料として有効であることを明記して提案にするとよいと思います。
デバッグ品を製作して工数削減
専門的になりますが組み込みエンジニアのソフトでバッグは製品は対象の製品がなければデバッグができないことが多く、デバッグ用の製品が完成するまで待っているとソフト開発の工数が増えることがあります。
過去に開発した製品と類似する部分を使用してデバッグを行い、不足する部分をユニバーサルボードに部品を実装してデバッグを行っています。ユニバーサルボードに実装した部品を含めて工数が削減できたということで提案にしています。
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製品のデバッグ用のソフトを作成
製品を開発すると初期設定のためメーカー独自のメンテナンスソフトを開発することがあります。製品の特性上初期設定が必要なためメンテナンスソフトは必ず必要になりますが提案にしています。
出荷検査用の試験治具についても工数削減や試験精度の向上などをアピールすることで提案としています。
部品を変更してコストダウン
安くて品質の良い部品を選定することは設計者としては当たり前のことだと思います。しかし提案になりえることもあります。
過去の開発品と同じ部品を採用しようとしたとき新規推奨品があったり他のメーカで同等の部品がないかを確認して安い部品を採用することが提案として採用されています。
部品Aが120円で1台当たり16個使用している製品があり新規推奨品に切り替えると90円になったため切り替えました。年間1500台の受注があるため金額が大きくなるため提案としてかなり有効でした。
企業が改善提案制度を設ける理由
企業活動を行うにあたっては、継続して利益を出しながら社会に貢献する必要があります。利益確保の一環として改善提案制度を採用し、従業員に対して業務上で改善できることはないかの提案をお願いしています。
従業員に仕事に関する意識付けをしながら良い改善案があれば採用し報奨金を与えることによってモチベーション維持しながら企業側にもメリットがあるため積極的に改善提案を行える環境づくりが必要だと言えます。
会社によっては、改善提案の成果から貢献度を算出して効果が著しく高い提案については一時金を多くしたりと工夫していることろもあるようですが、多くは一つの提案500円が多いようです。
改善提案制度の目的
改善提案制度のメリットは大きく３つに分けられます。
- 仕事に関する意識付け
- 職場環境改善による活性化
- 工数低減による利益向上
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仕事に関する意識付け
改革改善を行うためには、日頃行っている業務について精通しているということが前提となります。業務内容の問題点を把握するために無駄な書類がないか、なぜこの作業をやっているのかについて考える習慣を身につける必要があります。
- 業務の知識が身に付き問題点が把握できる
- 考える習慣が身に付く
職場の中でこれらの習慣が身に付けば活気のある職場になります。
一方で受動的にルーティンワークを繰り返していては作業には慣れても仕事の本質をつかむことができないため問題点について気づくことは難しくなってしまいます。
45歳以上だけでなく30歳でもリストラ候補になる傾向は今後も続くことから仕事に関する意識付けを習慣化しておくことは自己防衛でもあると思います。
職場環境改善による活性化
改善提案が採用されると、提案した従業員には報奨金が支払われモチベーションアップにつながります。長いことルーティンワークを繰り返していると変化のない職場となってしまい停滞感に包まれた職場環境になってしまいます。
提案者に対してはその上司からの評価も上がることが期待できます。上司の立場からすると部下の提案によって自部門の評価が上がるのですから、提案者に対しての仕事への取組みや姿勢を評価することができます。
上司と部下の関係性もよくなれば職場環境が活性化することは間違いないと思います。
工数低減による利益向上
改善提案によって、作業工数が低減できれば製品1つ当たりの製造原価を下げることができるようになります。原価が下がれば利益を多くとることができるようになります。
作業工数の低減の効果は2点あります。
- 作業方法が簡易化されることによる不良低減
- 職場の作業が安全になり、品質が向上する
例えば、改善前に5つの工程で製作していた製品を治具などを製作するなどして４つの工程で完成させた場合、工数1つ分において人の手が入らないことになり作業漏れによる不良を防ぐことができます。
製作段階での不良が低減できていることから品質保証する際の検査においても不良が少ない状態になります。不良率が低下すると出荷検査の方法を全数検査から抜き取り検査に変更したりしても品質が保てるようになります。
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最後まで、読んでいただきありがとうございました。
改善提案制度についてネット上でノルマに困っていたりネタがなくて困っていたりなどの質問が多くみられるからです。